Politică de Retenție și Ștergere a Datelor cu Caracter Personal

Versiunea 1.0 | Data intrării în vigoare: 17.04.2026

1. Scop și domeniu de aplicare

Prezenta Politică stabilește perioadele de păstrare aplicabile datelor cu caracter personal prelucrate de Edu Focus SRL (denumită în continuare „Parcursio”) în cadrul platformei de automatizare a foilor de parcurs, precum și procedurile de ștergere și arhivare la expirarea acestor perioade.

Politica se aplică tuturor categoriilor de date prelucrate de Parcursio, fie că:

acționează în calitate de operator de date — în relația directă cu utilizatorii platformei (administratori, contabili, șoferi — pentru datele de cont); sau
acționează în calitate de persoană împuternicită de operator — în relația cu organizațiile cliente (pentru datele de parcurs, localizare și foile de parcurs generate).

2. Temei legal

Prezenta Politică este elaborată în conformitate cu:

Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) — Art. 5(1)(e): principiul limitării legate de scop și stocare
Legea nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a GDPR în România
HG nr. 1391/2006 — obligații de păstrare a foilor de parcurs
Legea nr. 227/2015 privind Codul Fiscal — termene de păstrare a documentelor justificative
Art. 110 din Legea nr. 207/2015 privind Codul de Procedură Fiscală — termenul de prescripție a dreptului de inspecție fiscală ANAF
Legea nr. 16/1996 a Arhivelor Naționale
OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile

3. Categorii de date și perioade de retenție

3.1 Date de identificare a șoferilor (date de cont)

Categorie de date	Perioada de retenție	Temeiul legal	Acțiunea la expirare
Nume și adresă de e-mail	Durata relației contractuale + 5 ani de la încetare	Art. 6(1)(c) GDPR + Codul Fiscal	Ștergere definitivă
Date de autentificare (hash parolă)	Durata contului activ	Art. 6(1)(b) GDPR	Ștergere la dezactivare
Jurnal de autentificare (login logs)	90 de zile de la generare	Art. 6(1)(f) GDPR — securitate sistem	Ștergere automată

3.2 Date de localizare GPS (puncte de traseu brute)

Notă: Punctele de traseu brute sunt păstrate exclusiv pentru furnizarea de dovezi tehnice în cadrul eventualelor inspecții fiscale ANAF privind deductibilitatea cheltuielilor cu combustibilul și autenticitatea traseelor declarate în foile de parcurs.

Categorie de date	Perioada de retenție	Temeiul legal	Acțiunea la expirare
Puncte GPS brute — cursă finalizată	5 ani de la data cursei	Art. 6(1)(f) GDPR — interes legitim; Art. 110 Cod Procedură Fiscală	Ștergere definitivă automată
Puncte GPS — cursă nefinalizată / anulată	30 de zile de la înregistrare	Art. 6(1)(b) GDPR	Ștergere automată
Date localizare în timp real (sesiune activă)	Exclusiv pe durata cursei active — nu se stochează permanent în formă brută	Art. 6(1)(b) GDPR	Suprascriere la finalizarea cursei

3.3 Date de parcurs agregate și foi de parcurs generate

Categorie de date	Perioada de retenție	Temeiul legal	Acțiunea la expirare
Înregistrare cursă (start, stop, distanță, vehicul, șofer)	5 ani de la data cursei	HG 1391/2006 + Codul Fiscal Art. 25	Ștergere definitivă
Foaie de parcurs generată (PDF sau echivalent electronic)	5 ani de la data emiterii	HG 1391/2006 + OMFP 2634/2015	Ștergere sau transfer la client
Citiri odometru	5 ani de la înregistrare	Codul Fiscal — documente justificative cheltuieli	Ștergere definitivă

3.4 Date organizații cliente (administratori și contabili)

Categorie de date	Perioada de retenție	Temeiul legal	Acțiunea la expirare
Date cont administrator (nume, e-mail)	Durata abonamentului + 5 ani	Codul Fiscal — documente contractuale	Ștergere definitivă
Date cont contabil extern	Durata accesului autorizat + 5 ani	Idem	Ștergere definitivă
Date facturare și plăți	5 ani de la data facturii	Codul Fiscal Art. 25 + Legea contabilității	Ștergere definitivă
Jurnale de audit acțiuni utilizator	1 an de la generare	Art. 6(1)(f) GDPR — securitate și responsabilitate	Ștergere automată

3.5 Date vehicule

Categorie de date	Perioada de retenție	Temeiul legal	Acțiunea la expirare
Date vehicul (nr. înmatriculare, CUI, norma de consum)	5 ani de la ultima cursă înregistrată	HG 1391/2006 + Codul Fiscal	Ștergere definitivă

4. Procedura de ștergere la încetarea abonamentului

4.1 Fluxul standard la terminarea contractului

Etapă	Acțiunea Parcursio
Ziua 0 — Data încetării contractului	Contul organizației este dezactivat. Datele rămân stocate și accesibile exclusiv administratorului pentru export.
Zilele 1–30 — Perioadă de grație pentru export	Organizația clientă poate solicita și descărca exportul complet al datelor sale (foi de parcurs, înregistrări curse, date vehicule) în format electronic. Parcursio pune la dispoziție exportul în termen de maximum 5 zile lucrătoare de la solicitare.
Ziua 31 — Ștergere automată	În absența unei solicitări explicite de prelungire, Parcursio inițiază ștergerea definitivă a tuturor datelor cu caracter personal ale organizației, cu excepția datelor cu obligație legală de retenție.
Excepție — Date cu obligație legală	Datele pentru care legislația română impune o perioadă minimă de păstrare (5 ani) sunt reținute în formă arhivată, fără acces activ, și șterse la expirarea termenului legal.

4.2 Confirmarea ștergerii

La finalizarea procedurii, Parcursio emite organizației cliente o Confirmare de Ștergere a Datelor în format electronic, care include: data efectuării ștergerii, categoriile de date șterse, categoriile de date reținute și temeiul legal al reținerii.

5. Ștergerea contului individual al șoferului

Un șofer poate solicita ștergerea contului său personal (dreptul la ștergere — Art. 17 GDPR) în orice moment, prin intermediul aplicației mobile sau prin solicitare scrisă la: gdpr@parcursio.ro.

Situație	Acțiunea Parcursio
Conducător auto activ în organizație — angajatorul se opune ștergerii pe motive de obligație legală	Parcursio informează conducătorul auto și suspendă ștergerea; notifică organizația clientă.
Conducător auto care nu mai face parte din nicio organizație activă	Ștergere completă a datelor de cont în termen de 30 de zile de la solicitare.
Date GPS și foi de parcurs aferente perioadei de angajare	Reținute conform Secțiunii 3 — nu pot fi șterse la solicitarea individuală a șoferului dacă există obligație legală sau litigiu potențial.

Notă importantă pentru șoferi: Datele de localizare GPS colectate în timpul orelor de serviciu sunt prelucrate la instrucțiunile angajatorului dumneavoastră. Solicitările de ștergere a acestor date trebuie adresate în primul rând angajatorului, care are calitatea de operator al acestor date.

6. Ștergerea automată — cerințe tehnice

Mecanism	Descriere	Prioritate
TTL automat pe location_points	Ștergere automată a punctelor GPS după 5 ani de la data cursei	Obligatoriu pre-lansare
Job de ștergere la expirarea abonamentului	Declanșat la Ziua 31 post-încetare contract	Obligatoriu pre-lansare
Export date client	Funcționalitate de export complet în format electronic	Obligatoriu pre-lansare
Jurnal de ștergere	Log imutabil al tuturor operațiunilor de ștergere	Obligatoriu pre-lansare
Ștergere cont șofer	Flux de dezactivare și ștergere în aplicația mobilă	Obligatoriu pre-lansare

7. Revizuirea politicii

Prezenta Politică va fi revizuită:

Anual, în mod regulat
La orice modificare legislativă relevantă (GDPR, Cod Fiscal, HG 1391/2006)
La introducerea oricărei noi categorii de date sau funcționalități în platformă

Edu Focus SRL · CUI RO27017055 · Brașov, Str. Soarelui nr. 1 · gdpr@parcursio.ro